• Sergio Viniegra

Razones para elaborar un Business Case antes de comenzar un proyecto....

En mi post anterior "La viabilidad del proyecto dentro del Project Management" comenté que desde mi percepción los Administradores de Proyectos o PMO's no tenían claro si antes de comenzar con la planificación de un proyecto debían hacer un análisis de viabilidad, un caso de negocio (Business Case) y/o ambos; todo esto a pesar de que el PMBOK señala al Caso de Negocios como el detonante de cualquier proyecto. Recibí una buena cantidad de mensajes y puntos de vista al respecto, lo cual me dio mucho gusto, hubo uno en particular que aquí presento y sobre el cual decidí profundizar en este post:

"La problemática desde mi óptica arranca antes, es muy claro que el BC (Business Case) viene antes de los proyectos, más hoy, todo el mundo quiere hacer proyectos, iniciar sin BC y no saben ni por donde empezar, se dan la vuelta y le dicen al "cliente" quien quiera que sea, ¿oye y el BC? y les contestan es tu responsabilidad armar el proyecto, volviéndolos juez y parte, porque la necesidad no se justifica en la ejecución, acaban haciendo que el BC diga lo que quieren para que se ejecute un proyecto y no, viendo si realmente "se debe o no hacer a través del BC", más este es otro problema distinto".

De lo anteriormente expresado en un comentario me voy a concentrar en 3 puntos en particular:

  1. "El Business Case viene antes de los proyectos"

  2. "No sabe por dónde empezar"

  3. "Volviéndolos juez y parte"

¿Cuál es la razón de que el Business Case venga antes de los proyectos?

Siempre he señalado que el Business Case es "el primer paso" ya que se concentra en medir lo bueno, lo malo y los riesgos de implementar el proyecto, la idea o propuesta planteada y en base a esto, tener la certeza de que es buena decisión continuar con su implementación y por ende con la planificación y administración del proyecto en sí, de ahí que el PMBOK señale:

"el Business Case es el encargado de determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida".

Como señalé en mi post anterior y en otros previos, lo financiero es importante pero no debe ser el único criterio al tomar la decisión de implementar o no el proyecto en cuestión, de ahí que un análisis de viabilidad no es suficiente, el Business Case fue creado especialmente para contestar:

"si implementamos este proyecto/propuesta, lo bueno que aportará será esto....., lo malo que generará será esto.... y lo que es probable que llegue a suceder y afectar negativamente el proyecto será esto...; por lo tanto, implementar el proyecto es (no es) una buena decisión"

Al igual que se señala en el PMBOK, no tiene sentido destinar recursos para planificar e implementar un proyecto sin tener antes la certeza de que es una buena decisión ponerlo en marcha, es muy similar a lo que sucede con un plan de negocios, no tiene sentido dedicar tiempo y dinero a elaborar las estrategias del negocio si antes no estamos convencidos de que implementar dicho negocio es una buena decisión, de ahí que antes de comenzar con la planificación de un proyecto o un negocio, primero debe de generarse un Business Case que lo justifique, que ofrezca la certidumbre que estamos tomando una buena decisión ya sea implementándolo o no.


¿Qué limita el saber por dónde empezar?

El PMBOK señala que el Business Case permite identificar los factores críticos del éxito del proyecto, independientemente de que lleve a decidir si vale la pena continuar con éste, ofrece las bases para definir y establecer una adecuada y eficiente planificación del proyecto. El Business Case además de ofrecer lo bueno, lo malo y los riesgos del proyecto, se fundamenta en supuestos, alcances, límites, contingencias y dependencias, aspectos que son fundamentales a tener claros para planificar un proyecto. Los supuestos ofrecen valores clave que debemos alcanzar para llegar a los objetivos planteados, los alcances y/o límites dejan claro hasta dónde llega la propuesta, las contingencias dejan claro qué hacer si los riesgos identificados se hacen presentes y finalmente las dependencias señalan las cosas que se tienen que dar para asegurar los resultados planteados. A pesar de que el Business Case no se enfoca en definir las estrategias a seguir como lo hace un plan de negocios, su estructura permite analizar ciertas cuestiones clave que son muy importantes al momento de implementar el proyecto, no sólo para tener claro si es buena decisión implementarlo, de ahí su importancia en la administración de proyectos. Tratar de planificar un proyecto sin un Business Case previo implica destinar tarde o temprano destinar tiempo a identificar de manera aislada los aspectos fundamentales antes señalados, la diferencia está en que muy probablemente serán manejados de manera aislada entre sí, lo cual dificultará la correlación y congruencia de su análisis, un aspecto fundamental dentro de la técnica del Business Case.


¿De qué forma se vuelven juez y parte?

Cuando surge una idea/propuesta de negocio y/o de mejora que se considera lo suficientemente buena o sólida para implementarla, existen 3 etapas fundamentales:

  1. el análisis de la propuesta,

  2. la planificación del proyecto,

  3. la implementación del proyecto.

Tan importante es la primera como las otras dos, pero sin un buen análisis vamos a acabar empleando recursos de más y sobre todo planificando y administrando algo que tal vez no tenga sentido hacerlo. El análisis de la propuesta debe realizarse por una persona ajena a la planificación y administración del proyecto, de hecho debería existir en toda empresa un área independiente a la gestión de proyectos responsable de analizar y hacer pedazos en la manera de lo posible esa propuesta, ya que como les señalo a mis clientes "si aquí pasa la prueba de fuego, allá fuera lo va a hacer también", a lo que comúnmente le llamo el enfoque del abogado del diablo; si no hay plata/dinero para contar con un área y/o responsable, se puede contratar a un externo. Quien analiza la propuesta y quien gestiona/administra el proyecto no pueden ser la misma persona o área, por que se generaran vicios tanto en el análisis por contar con una directriz hacia la implementación del proyecto que lleve a perder objetividad en el análisis, así como en su implementación al tratar de justificar a toda costa que el análisis previo (Business Case) fue realizado de manera correcta, lo que le convierte en juez y parte.

Difícilmente se podrá implementar un proyecto que genere los beneficios deseados y un mejor uso de los recursos disponibles si éste no comienza con un Business Case que identifique si es buena decisión o no ponerlo en marcha y que ofrezca los elementos clave para definir la propia planificación del proyecto para así hacer un mejor uso de los recursos durante la etapa de planificación, y tal y como lo señala el PMBOK, contar con los criterios de medición y evaluación durante su implementación.

Photo by Bonneval Sebastien on Unsplash



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