• Sergio Viniegra

¿Qué cuidar para cumplir con éxito un proyecto? Parte 4

parámetros mal definidos

Hola, siguiendo con las 10 causas por las cuales los proyectos fracasan ("Top 10 Main Causes of Project Failure"), en este post me concentraré en la cuarta, misma que tiene que ver con no contar con indicadores adecuados que aseguren su correcta implementación. Rossane Lim la autora del post, más que explicar las causas, se enfoca en cómo actuar o qué hacer si no se cuenta con parámetros o indicadores definidos correctamente para monitorear oportunamente el desempeño del proyecto, o si éstos no se hacen cumplir. por lo que mi labor en este post será presentarte las causas y cómo evitarlas.

Comencemos por tener claro qué es un parámetro: "dato importante desde el que se examina un tema, cuestión o asunto" no la inventé, la saqué de Google, jaja!, estos parámetros no son otra cosa más que los famosos "Medidores de Desempeño" o KPI's empleados comúnmente para controlar el desempeño de un colaborador/área/empresa, debe suceder lo mismo en un proyecto, antes de comenzarlo tienes que tener claros y muy bien definidos aquellos valores por alcanzar para cumplir con tus objetivos secundarios y que al cumplirlos te permitirán llegar al objetivo madre, es decir al resultado final deseado, hablé algo al respecto en mi post anterior. Un proyecto está conformado por una serie de objetivos que deben cumplirse antes de alcanzar la meta final de lo contrario nunca lo harás o te llevará a utilizar más recursos de los contemplados inicialmente, estos objetivos generalmente son llamados objetivos estratégicos, mismos que a su vez dependen de unos objetivos menores, el tenerlos claros te permite utilizarlos como parámetros de evaluación del desempeño de tu proyecto y como señalé anteriormente son conocidos como Key Performance Indicators (KPI's), aquí te comparto el post "16 Essential Project KPIs That Benefit the Entire Team" en donde podrás encontrar mayor detalle, yo en lo particular pienso que son algo generales pero te servirán de referencia, para mí descuidan ciertos aspectos "sensibles" que son fundamentales para asegurar los resultados deseados, mismos que surgen de un adecuado análisis previo del proyecto, justo en la etapa de inicio, en donde te debes concentrar en analizar si vale la pena o no implementar el proyecto/propuesta en cuestión. Cuando realices este análisis da el peso suficiente a identificar las dependencias del proyecto/propuesta, es decir aquello que se tiene que dar si o si para que el proyecto/propuesta cumpla sus objetivos, considera también sus alcances y límites; lo que te quiero transmitir es si haces un buen análisis previo de tu proyecto/propuesta que incluya un análisis integral de la misma y de la mayor parte de los aspectos que influyen en su resultado, contarás con los elementos para definir parámetros particulares de tu proyecto que deben ser monitoreados oportunamente para asegurar el resultado esperado; pero más importante aún, contarás con una fotografía clara de tu proyecto que te ofrezca la certidumbre si estás tomando una buena decisión al implementarlo o rechazarlo.

Al definir los parámetros de evaluación para tu proyecto/propuesta ya tienes más del 80% del camino ganado en librar este punto, el siguiente 20% lo ocupa su seguimiento y monitoreo oportuno, Rossanne aclara que cuando las actividades y/u objetivos no cumplen con lo esperado se debe actuar oportunamente y en su caso reasignar responsabilidades, las actividades deben ser establecidas de acuerdo a su prioridad y asignadas a aquella persona que asegure en mayor medida el resultado buscado. Aquí hay 2 puntos importantes: acción oportuna y reasignación de actividades, me gustaría complementar lo anterior con el post "How to Monitor Project Progress" de Shelley Frost mismo que plantea 4 pasos concretos para monitorear un proyecto:

  • Deja claras las expectativas,

  • establece intervalos de monitoreo frecuentes,

  • selecciona una forma de recolectar la información,

  • ajusta las expectativas.

Si bien estos 4 puntos son importantes, el factor más importante en la implementación del proyecto, es el humano y por lo tanto se debe dar la importancia necesaria para asegurar no sólo contar con el equipo adecuado para dirigir el proyecto, sino también para que éste opere de la mejor forma posible, Martin Luenendonk en su post "How to Plan, Execute and Monitor a Project Effectively"sugiere concentrarse en 3 puntos en particular:

  • Seleccionar el equipo correcto

  • toma de decisiones fuerte y en tiempo

  • comunicación abierta y clara

La base en la implementación de un proyecto/propuesta reside en 2 puntos: los parámetros de evaluación y el equipo humano, por lo tanto, si decidiste implementar el proyecto y antes de comenzar con su planificación, enfócate en identificar los indicadores clave que te permitan conocer oportunamente cómo vas durante su implementación, ya en la etapa de planificación identifica las características que debe cubrir el equipo humano responsable de su ejecución, de lo contrario es muy factible que pagues las consecuencias mismas que para no ser fatalistas, implican utilizar más recursos de los inicialmente calculados. Si leíste los 3 post anteriores a éste ya te puedes dar cuenta del por qué un análisis de rentabilidad no es suficiente para decidir si un proyecto/propuesta se implementa o no, se requiere analizar otra información que permita un mejor entendimiento y contexto de la propuesta para estar seguros que se está tomando una buena decisión al implementarla.


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