• Sergio Viniegra

La viabilidad del proyecto dentro del Project Management

Me llama mucho la atención que dentro del Project Management no existe una definición clara y precisa sobre lo que es o debe incluir el análisis de viabilidad de un proyecto y por lo tanto puedes encontrar un sin fin de definiciones en distintas fuentes; es decir, el análisis de viabilidad del proyecto dentro del Project Management está sujeto a interpretación.

Comencemos por definir "Proyecto", según el PMI (Project Management Institute), un proyecto es un conjunto de esfuerzos temporales realizados para crear un servicio, un producto o un resultado exclusivo y único por medio de pasos previamente definidos y haciendo uso de recursos limitados, el PMI en su guía denominada PMBOK que establece un criterio de buenas prácticas relacionadas con la gestión, administración y dirección de proyectos señala que la Administración/Gestión de Proyectos se genera a través de 5 macro fases genéricas:

  1. Anteproyecto (evaluación de las necesidades),

  2. inicio de proyecto,

  3. organización y preparación,

  4. ejecución del trabajo,

  5. completar el proyecto.

La primera fase considera que se deben evaluar las necesidades del proyecto antes de iniciarlo, el propio PMI sugiere para lo anterior generar un Caso de Negocio y un Plan de Gestión de Beneficios, lo que otros especialistas del Project Management refieren como análisis de viabilidad. Sin duda no tiene sentido alguno planificar y administrar un proyecto sin tener la certeza del impacto que va a generar implementarlo, de ahí el por qué elaborar un Caso de Negocio y del cual el PMBOK señala:

"Los proyectos se inician como consecuencia de necesidades internas de la empresa o de influencias externas mismas que motivan la realización de un análisis de necesidades, un estudio de viabilidad, un caso de negocio o la descripción de la situación que abordará el proyecto"

De acuerdo a lo anterior, el análisis de necesidades del proyecto debe incluir entre otros un estudio de viabilidad y un caso de negocio, sin embargo el PMBOK define al Caso de Negocio como: el estudio de viabilidad económica que documenta la necesidad de negocio y el análisis costo-beneficio que justifican el proyecto; es decir, el propio Caso de Negocio ya incluye desde su perspectiva un estudio de viabilidad, entonces....

¿qué debemos hacer, un estudio de viabilidad, un caso de negocio y/o ambos?

El propio PMBOK aclara:

"El caso de negocio proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión también requerida"

No obstante estas aclaraciones si buscamos mayor información sobre el estudio de viabilidad dentro de la Administración/Gestión de Proyectos podemos encontrar distintos enfoques. De acuerdo con la Guía de Gestión de Proyectos de Wrike en ¿Qué es un estudio de viabilidad en gestión de proyectos? , "El estudio de viabilidad destaca los objetivos clave, traza un mapa de posibles obstáculos, ofrece soluciones alternativas y tiene en cuenta los requisitos para determinar si el proyecto no solo es posible sino también ventajoso para que la empresa lo lleve a cabo", por su parte Marc Bara, profesor del OBS School en su post 5 etapas en un análisis de viabilidad de Proyecto "el estudio de viabilidad ayuda a ganar la confianza necesaria, al confirmar (o desmentir) que la iniciativa se puede implementar a tiempo y dentro del presupuesto", en lo particular me gusta mucho una definición muy simple y concreta de Anna Pérez responsable de contenidos en OBS School en su publicación Cómo determinar la viabilidad de un proyecto "el propósito del estudio de viabilidad de un proyecto es aportar la información necesaria para saber si se debe continuar con él o no".

Desde mi punto de vista a pesar que el PMBOK señala en distintas ocasiones que debe de haber un Caso de Negocio antes de decidir si se entra a la fase de planificación y administración del proyecto, no deja claro si el Caso de Negocio es suficiente para determinar la viabilidad de un proyecto, es decir si el análisis de viabilidad al cual hace referencia se genera sólo con un Caso de Negocio o se requiere además un análisis de viabilidad como tal, la cuestión es que en ningún momento el PMBOK hace referencia a dicho análisis de viabilidad. Tal vez esta confusión esté asociada con la traducción del documento original al español, honestamente no he consultado la versión en inglés, no obstante esto hay cuatros puntos que deben ser tomados en cuenta antes de decidir ir adelante con un proyecto y por ende con los procesos estipulados por el PMI.

  1. El PMI estipula elaborar un Caso de Negocio, no un análisis de viabilidad,

  2. el Caso de Negocio y el Análisis de Viabilidad no son lo mismo,

  3. la viabilidad no es suficiente para decidir si un proyecto se debe implementar, ya que la rentabilidad no es sinónimo de tomar una buena decisión al momento de decidir implementar un proyecto,

  4. decidir implementar un proyecto requiere tener claro lo bueno, lo malo y los riesgos de ponerlo en marcha, lo cual puede ser no monetario y/o financiero.

Cuando no se tienen unificados los criterios de evaluación de un proyecto sucede que al igual que en las definiciones presentadas anteriormente, cada quien va a incluir lo que a su juicio considere importante, lo cual no necesariamente es lo que se requiere para tener la certeza de que se está tomando una buena decisión al decidir o no implementar el proyecto utilizando los procesos estipulados por el PMI o por cualquier otra metodología y/o técnica. El Caso de Negocio o Business Case es la única técnica que yo conozco que se concentra en analizar, documentar, medir y poner sobre la mesa lo bueno, lo malo y los riegos de implementar el proyecto analizado, teniendo claro que lo financiero es importante pero no debe ser el único criterio al tomar una decisión de implementar o no el proyecto, al ser una técnica permite unificar los criterios de análisis y muy importante, lleva a evaluar distintas propuesta en igualdad de circunstancias, lo que al final conduce a tomar mejores decisiones. Otro punto fundamental del Caso de Negocios es que vuelve independientes a los ejecutores del proyecto de quien elaboró el Caso de Negocio, ya que por su estructura, éste se explica sólo y por lo tanto no requieren de quien lo elaboró para explicarlo, este punto es fundamental dentro del PMbok ya que agiliza y facilita la constante comparación de la ejecución del proyecto así como de los resultados alcanzados al final del mismo.

El análisis de viabilidad de un proyecto no es suficiente para tomar la decisión si vale la pena o no implementarlo, de ahí que el PMbok hace referencia al Caso de Negocio como el medio dentro de la Fase de Anteproyecto, Evaluación de Necesidades, encargado de determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida y de identificar los factores críticos del éxito del proyecto punto fundamental para decidir continuar con la propia administración/gestión del proyecto tal y como lo determina el PMI.

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