• Sergio Viniegra

Impacto del Business Case en la cultura organizacional

Prácticamente en "Todos" los espacios en los que se habla del Business Case se indica que es una herramienta para evaluar propuestas de negocios y/o para convencer a posibles inversionistas y/o tomadores de decisión sobre la misma, esto es, un análisis financiero y cuantitativo de la propuesta que se debe elaborar para justificar el porqué es una buena opción el invertir en la propuesta presentada y analizada a través del Business Case. Si bien existe algo de razón en lo anterior, hay dos puntos importantes que me gustaría aclarar sobre el Business Case y que son el objeto de este post, ya que influyen directamente en la cultura organizacional a través de mejorar la forma y el proceso en la que se toman decisiones relacionadas con nuevas propuestas.

Primero y como ya he señalado en posts anteriores, el objetivo del Business Case no es convencer a nadie, sino ofrecer los elementos para tomar una buena decisión, no implica necesariamente la implementación de la propuesta analizada, es un documento que presenta su análisis; segundo, el análisis de la propuesta contenido en el Business Case no es exclusivamente de un nuevo negocio, sino puede ser de una propuesta para mejorar las cosas que se vienen haciendo hoy en día y que requiere de una inversión determinada, así como otras implicaciones que pueden llegar a tener un cierto impacto negativo y por lo tanto se requiere de un análisis a detalle que lleve a decidir si vale la pena o no ponerla en marcha.

¿Cómo impacta el Business Case a la cultura organizacional?

Básicamente en la forma en el que se toman las decisiones dentro de la empresa u organización, particularmente logrando un mejor uso del tiempo de los involucrados y mejores resultados, ya que las decisiones están mejor soportadas a partir de una técnica estandarizada para analizar y presentar propuestas de negocios y/o de mejora.

Implementar el uso de la técnica del Business Case como parte del proceso interno de toma de decisiones tiene los siguientes beneficios:

  • Quienes realizan el análisis de las propuestas están seguros de qué incluir en dicho análisis. Una duda muy común es ¿qué incluyo, cómo lo presento?

  • quien o quienes revisan el análisis saben qué esperar y pueden analizarlos en igualdad de circunstancias ya que todos cuentan con la misma estructura. Es muy común que cada quien entregue lo que "cree" que es lo adecuado,

  • se acortan considerablemente los tiempos de análisis tanto para quien lo elabora como para los involucrados. Comúnmente las juntas de evaluación y seguimiento toman tiempo productivo de los participantes que bien puede ser destinado a otras actividades,

  • se reduce casi por completo el tiempo empleado para presentar el análisis. así como el número de participantes usualmente requeridos. Generalmente las propuestas se presentan grupales, cada quien llega con su equipo y se convierten en juntas maratónicas que inducen a la inadecuada toma de decisiones,

  • en resumen, mayor eficiencia en la toma de decisiones. Comúnmente se ocupa tiempo demás en el análisis de la propuesta, mismo que no asegura contar con los elementos para tomar una buena decisión.

He tenido la oportunidad de trabajar con empresas en varios países, todos tamaños y muchos sectores, la experiencia indica que el beneficio al final del camino es similar en todos los casos, en mayor o menor magnitud pero siempre el mismo, mejores decisiones logrando un mejor uso del tiempo de los involucrados producto de mejores análisis, menos juntas y reduciendo el número de involucrados requeridos para tomar las decisiones: es decir, mayor eficiencia en el proceso de toma de decisiones. La explicación es simple, al carecer de una forma estandarizada para analizar y medir las distintas propuestas que se generan en la empresa, ya sea para generar mayores ingresos y/o para eficientar su operación, los responsables del análisis no tienen del todo claro qué entregar lo que les lleva a la generación de "equipos" para compartir responsabilidades, esto se traduce en juntas constantes y largas de evaluación con varios colaboradores por que al interior se deben de poner de acuerdo sobre qué analizar y los distintos responsables de hacerlo; esta práctica genera omisiones en el propio análisis y uso ineficiente de recursos ya que es muy probable que se dedique tiempo e incluso dinero/plata para analizar aspectos que no son importantes para esta etapa de decisión. Cuando llega el turno de la presentación una vez concluido el análisis, gran parte del equipo que lo elaboró está ahí para asegurar que se pueda resolver/explicar cualquier duda que surja durante la presentación por que cada quien se especializó en una sección y por lo tanto es muy difícil que una sola persona tenga la información precisa; el problema más fuerte no queda ahí, si se tienen que evaluar dos propuestas para resolver una necesidad/objetivo común y cada una se presenta con forme a lo que cada equipo consideró adecuado, es muy difícil que quien vaya a tomar la decisión las pueda comparar en igualdad de circunstancias y por ende tomar una buena decisión, es algo así como comparar peras con manzanas. Hace un poco más de 9 años implementé un ejercicio para que los participantes a mi curso/taller de Business Case identificaran cómo cada quien presenta lo que a su "juicio" es lo adecuado y el problema que se genera al no estar homologada la forma en la que se presentan las propuestas, desde entonces en NINGUNA ocasión me han entregado dos colaboradores de una misma empresa un análisis similar, estoy hablando de más de 1,000 profesionales formados InCompany.

El recurso tiempo es el más importante con el que cuentan los colaboradores y probablemente la propia empresa u organización, todos los días se analizan, seleccionan e implementan distintas formas de trabajar para lograr un mejor uso de éste, tal vez valdría la pena a voltear a identificar cómo si corregimos o mejoramos la forma en la que se analizan, estructuran, miden y presentan los análisis de propuestas de negocios y/o de mejora dentro de la empresa puede impactar en el uso eficiente del tiempo de los colaboradores, no sólo en el análisis de propuestas y toma de decisiones, sino en su día a día.


Photo by Annie Spratt on Unsplash


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