• Sergio Viniegra

El BUSINESS CASE va más allá de una hoja de cálculo

A lo largo del tiempo he tenido la oportunidad de escuchar en distintas empresas, en distintos países: "nosotros ya elaboramos Business Cases" y cuando pido que me aclaren cómo son éstos, qué información presentan y demás detalles, me doy cuenta que distan en parte importante de lo que yo conozco como Business Case. En realidad cada quien tiene la libertad de llamarle a su análisis como bien lo considere, algunas personas llaman Business Case a un modelo financiero o cuantitativo sobre la propuesta en análisis y es respetable, lo que busco en este post es dar los elementos por los cuales si solo se tiene un análisis financiero y/o cuantitativo de la propuesta, mismo que además tiene que ser explicado sí y solo sí por quien lo elaboró, no es un Business Case, cuarto aspecto a tener claro sobre esta técnica.

Para lo anterior voy a partir de un post anteriormente publicado ¿Qué es el Busines Case? en el cual trato de dejar claro que como entregable, es decir como el reporte del análisis de la propuesta generado, el Business Case narra la historia de lo que sucederá al ser implementada, misma que implica o considera otras cuestiones distintas a los números (dinero/plata) y que también juegan un papel importante al momento de decidir si vale la pena o no implementar la propuesta, además de que fue diseñado y estructurado para al igual que lo hace un libro, explicarse por sí mismo, sin la necesidad de tener a un lado quien lo elaboró.

Quien diseñó la técnica del Business Case, que por cierto hasta el momento todavía no sé quién fue, si alguien tiene el dato se lo agradeceré, creo que lo hizo con dos premisas en mente:

  • Ofrecer los elementos necesarios para decidir si implementar la propuesta analizada es buena decisión,

  • no depender de quien elaboró el análisis para tomar una decisión.

Esta persona o grupo de personas llamaron Business Case al análisis estructurado en 10 secciones, lo cual por cierto explicaré en mi próximo post, mismas que de acuerdo con su punto de vista eran suficientes para ofrecer los elementos para tomar una buena decisión y permitir al lector resolver cualquier duda relacionada con éste, por lo cual es la referencia sobre la que se debe comparar cualquier otro análisis que busque llamarse Business Case.

Un modelo financiero o cuantitativo de una propuesta generalmente se concentra en identificar y medir lo bueno de la historia, difícilmente va a poner sobre la mesa el otro lado de la moneda, es decir lo malo, así como los riesgos, es un análisis con una tendencia hacia un resultado buscado y por lo tanto no es suficiente para asegurar una buena toma de decisiones. Un análisis completo debe buscar e incluir lo malo al igual que los riesgos, de tal forma que se pueda contar con un contexto completo sobre lo que puede suceder al implementar la propuesta y muy importante, no sólo desde el punto de vista financiero o cuantitativo.

Aunado al hecho que el Excel es un análisis acotado o limitado de la propuesta por concentrarse exclusivamente en lo financiero y/o numérico, es decir deja a una lado los aspectos relacionados con el factor humano, ambiental, por ejemplo, difícilmente puede ser comprendido lo suficiente si no se tiene a un lado la persona que lo elaboró o si no se le dedica una buena cantidad de tiempo para identificar el origen de los principales valores así como la congruencia y correlación en el mismo. Para evitar que se dependa de la persona que elaboró el análisis de la propuesta, se requiere de un documento estructurado de tal forma que facilite su consulta, identificar de forma sencilla la información buscada, así como entender su contexto y lo que muy probable sucederá si es implementada.

De acuerdo con lo señalado a lo largo de este post, para llamarse Business Case un análisis de una propuesta de negocio/mejora debe cumplir con dos premisas: presentar lo bueno, lo malo y los riesgos de dicha propuesta y en segundo término información complementaria que permita entender su contexto así como con una estructura tal que permita a su vez resolver cualquier duda generada durante su consulta sin la necesidad de contar con la persona que lo elaboró.

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