• Sergio Viniegra

3 omisiones clave al implementar un nuevo proyecto

Hola, cómo estás? como sabes si es que sigues este post y si no "no hurt feelings! jaja, las últimas semanas las dediqué a aclarar las razones por las cuales de acuerdo a ROSANNE LIM en su post "Top 10 Main Causes of Project Failure" los proyectos fracasan, particularmente a las primeras 4 causas, esta semana decidí hacer una pausa y a raíz de una experiencia que tuve recientemente en una empresa en la cual tuve la oportunidad de asistir en este tema, particularmente con la implementación del Business Case como medio para sortear la primera fase de un proyecto, decidí compartirte lo que me he dado cuenta desde hace ya varios años y tiene que ver con mi interpretación sobre las causas reales por las que un proyecto/emprendimiento/propuesta de negocio y/o de mejora, falla; es decir por las que en la mayoría de las veces no cumple con los objetivos establecidos inicialmente y lo cual genera que se gasta más dinero/plata de lo presupuestado, más tiempo para implementarlo y tal vez la más importante, no generar los resultados buscados desde sus inicios.

Lo voy a plantear de la forma más simple posible tomando como base lo señalado por el Project Management Institute, para asegurar su éxito un proyecto nuevo, propuesta de negocio y/o de mejora nueva, debe cumplir en términos generales satisfactoriamente 5 etapas:

  1. Análisis,

  2. planificación,

  3. implementación,

  4. control

  5. cierre

Lo anterior quiere decir que para llegar al cierre del proyecto debí haber cumplido de conformidad con 4 etapas previas, mismas que comienzan o se inician con el análisis del proyecto en sí y que llevadas de la forma correcta permiten cumplir 3 premisas fundamentales en cualquier proyecto:

  • Tiempo

  • Costo

  • Alcances/Resultados

Estas tres premisas conforman el triangulo de hierro de un proyecto, los tres puntos clave a cuidar para asegurar que se obtengan los resultados planteados en sus inicios. Desde mi experiencia estos resultados no se generan por 3 razones:

  1. No generar un análisis completo del proyecto y previo a su planificación

  2. una planificación débil del proyecto,

  3. una mala asignación de responsables de cada etapa y por ende falta de control en el desarrollo del proyecto.

Análisis incompleto o inexistente del proyecto y previo a su planificación

Generalmente se está tan entusiasmada(o) por la nueva idea y los resultados que ésta va a generar o es tanta la prisa por generar resultados que se va directamente hacia el plan de negocios y/o solo se analiza su rentabilidad, se omite el análisis de viabilidad mismo que debe incluir un análisis completo de lo malo y los riesgos de implementarla, aunado de los supuestos, alcances, límites, contingencias, dependencias, entre los más importantes; los anterior en conjunto deben contestar en primera instancia si es buena decisión implementar el proyecto en cuestión y en segundo término, dejar claros los criterios base sobre los cuales se definirá la ruta a seguir, es decir la planificación del proyecto. Antes de decidir planificar un proyecto, se debe tener claro si es posible implementarse dadas las necesidades actuales y futuras de recursos, lo cual no sólo es dinero/plata, los beneficios vs. impactos negativos que aportará y la magnitud de los riesgos a enfrentar, entre otros.


Planificación débil del proyecto

Este punto tiene que ver con no establecer una ruta clara, concreta y controlable para asegurar la correcta implementación del proyecto, no contar con una análisis previo completo que me ofrezca el contexto necesario para poder identificar y dimensionar lo que se debe de hacer, quién lo debe de hacer, cuándo lo debe de hacer y sobre cuáles serán los parámetros clave a monitorear para asegurar que se cumplan los objetivos estratégicos oportunamente que a su vez lleven a cumplir el objetivo final o también conocido como madre, aquel que dejó claro el análisis inicial, también llamado Business Case.


Asignación mala de responsables de cada etapa y por ende falta de control en el desarrollo del proyecto

Olvidemos un poco el tema de proyectos, imagina que en tu empresa y/o próximo negocio le dejas a una sola persona el control de Ventas, Inventarios y Compras, ¿cómo vas a verificar si todo lo que entró vía compras se vendió y/o si realmente se encuentra en inventarios?

Algo similar sucede en los proyectos cuando una sola persona/área/dirección es la que analiza la propuesta/proyecto, desarrolla su plan de implementación, lo pone en marcha y lo administra, se convierte en "juez y parte" del proyecto; si por alguna razón trató de justificar "si o si" la implementación del proyecto va a hacer hasta lo imposible para demostrar que fue buena idea implementarlo, lo cual va implicar mayor uso de recursos dado el menor control que se tiene en su implementación; si por alguna razón existieron deficiencias en la implementación es muy factible que haga hasta lo imposible por que sean difíciles de rastrear y así pueden generarse varios ejemplos. Así como deben de existir "candados" en la operación normal de un empresa, un jefe de compras, un jefe de almacén y un jefe de ventas, de igual forma debe suceder en la operación de proyectos, debe existir un analista, un planificador, un ejecutor y un administrador, quienes no deben operar en la misma área/dirección.

Lo que busco dejarte claro en este post si deseas implementar un nuevo proyecto/propuesta de negocio y/o de mejora primero ten claro si es buena decisión implementarlo dada su viabilidad y beneficios (incluida la rentabilidad), si es sí, dedícale el tiempo necesario a establecer qué hacer, quién lo va a hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo y cómo controlarlo, es decir tu plan de implementación. Finalmente, cuida la asignación de los responsables de cada etapa del proyecto a fin de que puedas controlarlo de mejor y por ende asegurar en mayor medida que lograrás los objetivos planteados, tomando como base el tiempo, costo y resultados logrados. Generar un análisis previo (Business Case) no implica tiempo demás, al contrario, te permitirá agilizar la etapa de planificación y a su vez el tiempo de implementar tu proyecto/propuesta, de igual forma dedicarle el tiempo necesario a establecer un buen plan te va a ahorrar tiempo y recursos en la etapa de la implementación, como siempre señalo "invierte tiempo para ganar tiempo".


¿Qué opinas de estos 3 puntos, tienen sentido?


Te recuerdo que también publico sobre el tema cada tercer día en Instagram solo que a través de post más concretos, digeribles y siempre acompañados de una ruta a seguir.



47 visualizaciones0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo